Інформаційна система створення електронних документів
Автор: Пелешок Анастасія Андріївна
Кваліфікаційний рівень: магістр
Спеціальність: Інформаційні системи та технології
Інститут: Інститут комп'ютерних наук та інформаційних технологій
Форма навчання: денна
Навчальний рік: 2023-2024 н.р.
Мова захисту: українська
Анотація: У світі, що стрімко розвивається в напрямку цифрової трансформації, електронний обіг документів набуває ще більшого значення. Від державних установ до приватних підприємств, впровадження електронної документації стає ключовим аспектом оптимізації робочих процесів. Перехід до цифрового формату не лише полегшує доступ до інформації, але й прискорює взаємодію між сторонами угод, забезпечуючи миттєвий обмін даними навіть на великій відстані. Електронний обіг документів став необхідним елементом у всіх організаціях сучасного суспільства. Напряму впливаючи на різні галузі, від державних установ і ІТ-компаній до звичайних магазинів, електронна документація визнана важливим елементом робочих процесів. Стосунки, які раніше фіксувалися на папері, тепер активно переходять до електронного формату. Люди отримують можливість звертатися до будь-якого документа в будь-який час із будь-якої точки світу. Така доступність призводить до постійного зростання попиту на послуги, що гарантують ефективне функціонування, створення та обслуговування електронної документації. Ця трансформація також піддає сумнів традиційне уявлення про робочі процеси, в яких документи пересуваються фізично. Замість цього, організації все частіше віддають перевагу електронним системам, які забезпечують автоматизований обіг документів та полегшують їх управління. Такі системи стають необхідним елементом для досягнення ефективності та конкурентоспроможності в умовах цифрової ери. Спрощення цих процесів стає запорукою ефективного ведення бізнесу. Важливо відзначити, що всі укладені контракти повинні відповідати чинному національному законодавству та політиці конкретної установи. [1]. Дотримання всіх вимог документа є абсолютно критичним, оскільки навіть найменша розбіжність може призвести до недійсності документу. Працівники фінансових установ, компаній, аудиторських агентств і інших сфер витрачають значний час, щоб переконатися, що вся документація складена правильно. Такий робочий день, відданий деталям, може бути надто виснажливим[2]. Окрім того, постійна концентрація на деталях може призвести до втоми, що сприяє пропуску помилок. У зв’язку з цим зростає попит на системи, які спрощують процеси обробки документації. Один з ефективних підходів - використання систем, що працюють за шаблонами. Системи, які базуються на шаблонах, дозволяють автоматизувати процес створення документів, що є надійним інструментом для економії часу та ресурсів. У цих випадках система використовує готові шаблони документів, які автоматично заповнюються індивідуальними даними[3]. Це значно економить час та зусилля працівників і забезпечує легальність документа. Однак, разом із зручністю електронного документообігу приходить відповідальність за дотримання вимог законодавства та внутрішніх політик. Справжній виклик полягає в забезпеченні легальності та відповідності кожного створеного документу чинним нормам. Існує значна кількість систем для створення та керування документами на ринку, які варіюються за функціональністю та пристосованістю до різних потреб організацій. Багато з цих систем, безперечно, вже вносять значний вклад у полегшення робочих процесів і оптимізацію обігу документів. Вони дозволяють забезпечити цифровий доступ до інформації, зменшити час на пошук документів та полегшити їхню обробку. Однак, не зважаючи на існуючі досягнення, важливо зауважити, що багато з цих систем ще потребують подальшого вдосконалення та інновацій. Розвиток новітніх технологій відкриває нові можливості для оптимізації і удосконалення процесів управління документами, і організації активно шукають нові рішення, щоб відповідати вимогам сучасного бізнесу та впроваджувати ефективні та інноваційні практики в цю сферу. Отже, в умовах цифрової революції, важливість ефективного електронного документообігу та інноваційних систем керування документами необхідна для стабільності та успіху будь-якої організації. Об’єктом дослідження є процес створення електронного документу шляхом завантаження ідентифікаційних даних та їх аналізу. Предметом дослідження є методи та засоби розроблення системи для створення електронних документів. Практичним значенням одержаних результатів є розробка програмного додатку опрацювання електронних документів. Згідно з результатами досліджень, проведених у магістерській роботі, таких як аналіз схожих систем у даній області, системний аналіз об’єкта досліджень та вибір технологічних засобів, була створена інформаційна система під назвою "DocuRight". Ця система виступає платформою для створення електронних документів за допомогою заздалегідь підготовлених шаблонів. Ключові слова: електронний документ, шаблони, інформаційна система. Перелік використаних літературних джерел. 1. Левшаков С.Ф. Проблеми становлення інфраструктури електронних цифрових підписів у банківській системі України [Електронний ресурс]: – Електрон. дані. – Режим доступу: http: lib.uabs.edu.ua/library/Visnik/Numbers/2_29_2010/29_03_06.pdf 2. Electronic Signature and Electronic Contract, Comperative Aspect of Kosovo and Developed Countries [Електронний ресурс]. Режим доступу: https: revistia.org/files/articles/ejfe_v3_i1_20/Qerimi.pdf 3. Nerxhivane Dauti, Contracts (for master studies), Prishtina 2012, pp.9-10?