Інформаційне забезпечення оцифрування організаційно-розпорядчих документів архіву Національного університету "Львівська політехніка"
Автор: Бойко Павло Олександрович
Кваліфікаційний рівень: магістр
Спеціальність: Інформаційна, бібліотечна та архівна справа
Інститут: Інститут гуманітарних та соціальних наук
Форма навчання: денна
Навчальний рік: 2023-2024 н.р.
Мова захисту: українська
Анотація: Сучасний розвиток інформаційних технологій зумовлює створення електронних архівів ВНЗ як системи структурованого збереження електронних документів, що забезпечує надійність стосовно конфіденційності та розмежування прав доступу, а також дозволяє відстежувати історію використання документу, здійснювати швидкий та зручний пошук [2, 8]. В результаті діяльності ВНЗ виникає безліч організаційно-розпорядчих документів, що виконують регулятивну функцію та передаються до архіву на зберігання [1]. Саме вони на тривалий період закріплюють та регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність всіх органів управління та працівників. До організаційно-розпорядчих документів належить: наказ, розпорядження, постанова, рішення, вказівка [9]. Для зручності пошуку та використання таких документів їх доцільно зберігати електронно, попередньо здійснивши оцифрування [10]. Архів вищого навчального закладу Національного університету «Львівська політехніка» було створено у квітні 1947 року для постійного та тимчасового зберігання документів, які утворилися за час його діяльності одним із видів яких є організаційно-розпорядчі документи, що виконують регулятивну функцію [6]. Переведення організаційно-розпорядчих документів з паперової форми у електронну передбачає їх оцифрування, що відбувається наступними етапами: сканування документу, розпізнавання його вмісту та цифрове збереження. Сканування документів здійснюється за допомогою пристрою – сканеру, що є у більшості ВНЗ. Розпізнавання вмісту можливе за допомогою використання існуючих відповідних програмних рішень (як платних так і безкоштовних). В той час як процес цифрового збереження потребує розробки спеціального інформаційного ресурсу для архіву певного ВНЗ, що дозволить зберігати документи, здійснювати швидкий та релевантний пошук. Процес оцифрування є складним і потребує детального розгляду та опису всіх об’єктів, що є задіяними. В результаті чого було встановлено три об’єкти: працівники (персонал) архіву, організаційно-розпорядчі документи та програмне забезпечення, що дозволяє розпізнати їх вміст, та в подальшому здійснити цифрове збереження. При цьому важливим постає дослідження та опис особливостей, що можуть виникнути під час здійснення сканування документів, а також основні атрибути, що дозволяють здійснювати релевантний пошук інформації в них. Для відображення інформаційного забезпечення оцифрування організаційно-розпорядчих документів архіву Національного університету «Львівська політехніка» було прийнято рішення щодо розробки інформаційного ресурсу за допомогою системи керування вмістом WordPress адже вона має багато безкоштовних рішень для створення веб-сайтів. Інформаційний ресурс покриває наступні задачі: дозволяє створювати завдання щодо оцифрування документів з наданням відповідних статусів, здійснювати цифрове збереження та пошук оцифрованих документів. Також передбачено, що реалізований інформаційний ресурс буде містити великі обсяги даних (велику кількість документів) та дозволяти виконувати роботу багатьом користувачам, тому важливим питанням поставав захист інформації з точки зору цілісності, конфіденційності та доступності до неї через що визначено та наведено критерії, які повинні бути враховані при розробці інформаційного ресурсу. Слід зазначити , що процес оцифрування архівів України регулюється на законодавчому рівні в результаті чого існують відповідні концепції їх діяльності: стратегії розвитку інформаційного суспільства та архівної справи; звіт «Про роботу Укрдержархіву архівних установ і спеціальних установ страхового фонду документації у 2021 році та пріоритети на 2022 рік» [5]; наказ «Про затвердження та впровадження методичних рекомендацій "Цифровий фонд користування документами Національного архівного фонду: створення, зберігання, облік та доступ до нього"» [3] тощо. Також оцифрування архівних документів є пріоритетним напрямком і для багатьох архівних установ у всьому світі [7], що регламентовано міжнародними та національні нормативними документами. Об’єкт дослідження – організація процесу оцифрування організаційнорозпорядчих документів архіву НУ ЛП. Предмет дослідження є інформаційний ресурс для здійснення оцифрування паперових організаційно-розпорядчих документів та пошуку вже оцифрованих електронних документів. Метою написання даної роботи є розробка інформаційного забезпечення, що дозволить здійснювати оцифрування та збереження організаційнорозпорядчих документів архіву Національного університету «Львівська політехніка» для подальшого їх використання працівниками установи. Результатом дослідження є розробка інформаційного ресурсу що буде виступати інформаційним забезпеченням оцифрованих організаційнорозпорядчих документів архіву Національного університету «Львівська політехніка» для внутрішнього використання працівниками.