Документаційне забезпечення організації діяльності архіву Національного університету "Львівська політехніка"
Автор: Шульга Софія Іванівна
Кваліфікаційний рівень: магістр
Спеціальність: Інформаційна, бібліотечна та архівна справа
Інститут: Інститут гуманітарних та соціальних наук
Форма навчання: денна
Навчальний рік: 2023-2024 н.р.
Мова захисту: українська
Анотація: У першому розділі аналітичного огляду джерел було визначено перспективи розвитку електронних архівів, проаналізовано положення про організацію роботи архівів і визначено основні функції діяльності архівів закладу вищої освіти, проаналізовано сайт Державної архівної служби України, діяльність міжнародної ради архівів яка вказує, що основною метою є комплектування адміністративно – управлінської інформації, досліджено національний архів Австрії, архів Каліфорнії, історичний архів Європейського союзу, державний архів Польщі та національний архів Швеції. У другому розділі аналізу стану предметної області було проаналізовано Національний університет «Львівська політехніка», описано про архів університету, обов’язки та права працівника архіву, також було проаналізовано процес видачі архівної довідки і процес роботи з архівними документами, посадову інструкцію завідувача архіву і архіваріуса. У третьому розділі документаційного та інформаційного вирішення завдання було проаналізовано діяльність архіву, побудовано дерево цілей комплектування архівних справ в електронній формі яке складається з основних підцілей: підготовка фахівця, організація простору і застосування інтернет технологій і побудовано дерево цілей автоматизації документообігу архіву яке складається також з основних підцілей: провести аналіз діяльності архіву, визначити проблемні ділянки і запропонувати засоби для покращення роботи архіву, побудовано інформаційну модель яка зображає взаємозв’язки відвідувачів архіву, документу, працівників архіву і сховища де кожен з об’єктів інформаційної моделі має свої властивості, діаграму потоків даних яка складається з контекстної діаграми і деталізації автоматизації роботи архіву. На контекстній діаграмі було зображено основний процес «Автоматизація документообігу архіву» і дві зовнішні сутності «Відвідувач архіву» і «Працівник архіву» які з’єднані потоками даних. На діаграмі деталізації було зображено основні процеси: опрацювання запиту, реєстрація запиту, формування завдання, опрацювання результату і формування відповіді також на діаграмі було зображено сховище даних реєстраційні дані і результати завдання які також з’єднані потоками даних, проаналізовано текстовий процесор Microsoft Word, програму Microsoft Excel, microsoft publisher, gmail пошту і google форми, створено таблицю термінологічного багатомовного словника предметної області. У четвертому розділі практичної реалізації було описано процес реєстрації створення облікового запису Gmail пошти, створення опитування в google формі, розроблення шаблону архівної довідки в Microsoft Word, описано фірмовий бланк архівної довідки про навчання, процес створення реєстру введення даних в Microsoft Excel, зображено надісланий файл заяви відвідувача архіву на e – mail пошту архівної установи, описано для чого був надісланий цей файл, зображено процес заповнення google форми відвідувачем архіву, заповнення таблиці журналу архівних довідок, зображено архівну довідку, надісланий файл архівної довідки про навчання, описано, що міститься в архівній довідці про навчання, вказано, що архівна установа може забезпечувати доступ відвідувачів до документів в електронній формі а також здійснювати пошук і видачу інформації про них і те, що за допомогою курсів підвищеної кваліфікації працівник архіву може здобувати нові знання і удосконалювати вміння користуватися новітньою системою. Об’єкт дослідження – організація роботи архіву Національного університету «Львівська політехніка» Предмет дослідження – документування організації діяльності архіву Національного університету «Львівська політехніка». Мета дослідження: визначення стратегії архівного зберігання електронних документів яка забезпечить збереженість (цілісність та автентичність), постійну визначеність та доступ користувачів за допомогою програмно – технічних засобів наприклад обслуговуючі програми, прикладні програми, операційні системи та апаратні засоби які необхідні для їхнього функціонування. Результатами дослідження є видача архівної довідки, робота з документами, побудова дерева цілей комплектування архівних справ в електронній формі, побудова дерева цілей автоматизації документообігу архіву, побудова інформаційної моделі, діаграми потоків даних яка складається з контекстної діаграми і деталізації автоматизації роботи архіву, створення облікового запису Gmail пошти, створення опитування в Google формі, створення шаблону архівної довідки в Microsoft Word, створення реєстру введення даних у Microsoft Excel, надсилання файлу заяви на замовлення архівної довідки, заповнення Google форми, заповнення таблиці журналу архівних довідок, виготовлення архівної довідки і надсилання файлу архівної довідки